Managen, Koordinieren und Administrieren! Alltägliche Bürotätigkeiten liegen Ihnen im Blut. In Stresssituationen den vollen Überblick zu behalten, ist eine Ihrer Stärken. Die Fähigkeit, zahlreiche administrative und organisatorische Aufgaben selbstständig zu erledigen, zeichnet Sie aus. Darüber hinaus unterstützen Sie die Kollegen zum Bundesvertriebenengesetz, das die Rechte und Ansprüche von Vertriebenen, Spätaussiedlern und ihren Nachkommen regelt. Fühlen Sie sich angesprochen? Dann zögern Sie nicht lange und werden Sie Teil der Abteilung II im Landesamt für Gesundheit und Soziales Berlin. #MachtSinn
Wir suchen ab sofort für die Besetzung einer unbefristeten Stelle eine
Assistenz und zugleich Sachbearbeitung (m/w/d)
in der Entgeltgruppe 9b - Fallgruppe 2 - Teil I der Anlage A zu § 12 des TV-L (Bewertungsvermutung)
Kennzahl:61/2024
Ihre wichtigsten Aufgaben bei uns sind:
Bearbeitung von Anfragen nach dem Bundesvertriebenengesetz (BVFG)
- Erstellung von Bescheinigungen und Bestätigungen nach dem BVFG
- Archivarbeiten
- Durchführung von Amtshilfeverfahren
Persönliche Assistenz der Abteilungsleitung (Vorzimmer)
- Erstellung von Bescheiden für den Stabsbereich der Abteilung
- Übergreifende Koordination des Stabsbereiches und der Referatsleitungen
- Proaktive, inhaltliche Übernahme operativer und administrativer Tätigkeiten der Abteilung
- Durchführung von Recherchearbeiten im Auftrag der Abteilungsleitung, sowie
- Übernahme von übergreifenden Koordinierungsarbeiten für den Stabsbereich
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen mit Übernahme der Anfertigung von Agenda und Protokollen
- Übernahme von Korrespondenz; interne / externe Kommunikation
- Vorbereitung von Dienstreisen und Erstellung von Dienstreisekostenabrechnungen
- Management von Ablagesystemen
Das detaillierte Anforderungsprofil können Sie über den Button „weitere Informationen“ abrufen.Die detaillierten Aufgaben sowie die dezidierten fachlichen und außerfachlichen Anforderungen und deren Gewichtung bitte ich dem Anforderungsprofil zu entnehmen. Es ist Bestandteil dieser Ausschreibung und als Anhang beigefügt. Bitte bedenken Sie, dass das Anforderungsprofil vorrangig ein Führungsinstrument zur Personalentwicklung und zur Erstellung von dienstlichen Beurteilungen/ Zeugnissen ist.
Ihre Vorteile und Chancen:
- Ein fester Ansprechpartner steht Ihnen während Ihrer Einarbeitungsphase zur Seite, so lernen Sie Ihre anspruchsvollen und facettenreichen Aufgabengebiete schnell kennen.
- Durch Ihre ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Ihrer serviceorientierten Persönlichkeit, haben Sie die Möglichkeit die Abteilung II des LAGeSo nach außen und innen zu repräsentieren.
- Darüber hinaus nehmen Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe (Bundesvertriebenengesetz) wahr, die es Ihnen ermöglicht, einen gesellschaftlich wichtigen Beitrag zu leisten.
- Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung Ihrer persönlichen Stärken und bieten Ihnen unterschiedliche & individuell auf Sie zugeschnittene Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten an der Verwaltungsakademie Berlin an.
- Sie erwartet ein abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet und dafür steht Ihnen ein moderner Arbeitsplatz in einer grünen parkähnlichen Umgebung im Herzen Berlins mit einer guten Verkehrsanbindung (Dienstgebäude Turmstraße) zur Verfügung.Mit der flexiblen Arbeitszeitgestaltung stellen wir sicher, dass Sie Ihr Berufs- & Privatleben nach persönlichen Vorstellungen gestalten können.
- Ein Betriebsrestaurant und viele verschiedene Angebote in kurzer Reichweite laden Sie zur Mittagspause ein.
- Eine betriebliche Altersvorsorge, kostenlose Vorsorgeuntersuchungen & Grippeschutzimpfungen, eine Hauptstadtzulage, kostenlose externe Sozialberatung, Sabbatical, jährliche Betriebsausflüge sowie 30 Urlaubstage im Jahr, damit Sie sich auch wirklich erholen können, sind nur einige unserer Benefits.
Das bringen Sie mit:
- eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder Abschluss als Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation bzw. Büromanagement mit dem Abschluss des Verwaltungslehrgangs II und/oder
- ein abgeschlossenes Fachhochschul- bzw. Hochschulabschluss (Bachelor) der Fachrichtung:
- Öffentliche Verwaltung und/oder
- für das Aufgabengebiet entsprechende Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen aus vorherigen Verwaltungstätigkeiten. Das heißt, die einschlägigen Fachkenntnisse und Fertigkeiten der zuvor genannten Ausbildungs- und/oder Studienabschlüsse sollten resultierend aus früheren Tätigkeiten vorliegen und angewendet worden sein.
Das ausgeschriebene Aufgabengebiet erfordert neben einer selbständigen und verantwortungsvollen Arbeitsweise auch ein hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität, Kooperationsfähigkeit und Loyalität. Der/die künftige Stelleninhaber:in muss daher auch bei hoher Arbeitsbelastung über eine ausgeprägte Organisations- und Konfliktfähigkeit verfügen und dabei die Servicebereitschaft nicht aus den Augen verlieren.
Sie wollen mehr wissen?
Ihre Bewerbung in deutscher Sprache, die Ihre Motivation und Ihre Eignung für das ausgeschriebene Aufgabengebiet erkennen lässt, beinhaltet Folgendes:
- geeignete Unterlagen zu den formalen Anforderungen (z.B. Urkunden und/oder Zeugnisse, die Ihre Qualifikation belegen) Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss und eine beglaubigte Übersetzung
- einen lückenlosen tabellarischen Lebenslauf (das Beifügen eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich) mit einer Tätigkeits- und Fortbildungsübersicht unter Angabe, wann die Fortbildung stattgefunden hat, einschl. aussagekräftiger Unterlagen - ein bloßer Hinweis auf die Personalakte ist bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes nicht ausreichend
- ein aktuelles Arbeitszeugnis oder eine aktuelle dienstliche Beurteilung (inkl. dazugehörigem Anforderungsprofil), wenn möglich die letzten 3 Arbeitszeugnisse oder dienstlichen Beurteilungen. Bitte kümmern Sie sich rechtzeitig um die Erstellung eines aktuellen Arbeitszeugnisses oder einer aktuellen dienstlichen Beurteilung und reichen diese/s unverzüglich nach
- sofern Sie Beschäftigte*r des öffentlichen Dienstes sind, eine Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (Anschrift mit Angabe des Stellenzeichens/Mailadresse)
Bitte bewerben Sie sich bis zum
29.12.2024 ausschließlich online
Während der Bewerbungsphase findet die Kommunikation ausschließlich per E-Mail statt. Bitte überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerber*innen elektronisch gespeichert und verarbeitet [ § 18 BlnDSG i.V.m. § 26 BDSG]. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Die Personalauswahl ist ca. 4-6 Wochen nach Ausschreibungsende in Form eines teilstrukturierten Interviews vorgesehen.
Weitere Hinweise:
Für alle weiteren Fragen steht Ihnen
Ihre persönliche Ansprechpartnerin Frau Romboy (Tel: 030 90229 - 3001 bzw. unter der E-Mail-Adresse: Abt.II.Bueroleitung@lageso.berlin.de) gerne zur Verfügung. Allgemeine Fragen zur Ausschreibung richten Sie bitte an das Postfach zbb@lageso.berlin.de
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Weitere Informationen zur ausschreibenden Dienststelle unter: www.berlin.de/lageso/
Weitere Informationen zur Berliner Verwaltung unter: www.berlin.de/karriereportal
über den Button „Jetzt bewerben!“
Im Auswahlprozess können nur vollständige Bewerbungsunterlagen berücksichtigt werden.
Im Auswahlprozess können nur vollständige Bewerbungsunterlagen berücksichtigt werden.
Während der Bewerbungsphase findet die Kommunikation ausschließlich per E-Mail statt. Bitte überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerber*innen elektronisch gespeichert und verarbeitet [ § 18 BlnDSG i.V.m. § 26 BDSG]. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Die Personalauswahl ist ca. 4-6 Wochen nach Ausschreibungsende in Form eines teilstrukturierten Interviews vorgesehen.
Weitere Hinweise:
Das Landesamt für Gesundheit und Soziales ist bestrebt, bestehende Unterrepräsentanzen von sowohl Frauen und als auch Männern abzubauen und wird dies bei der Personalauswahl berücksichtigen. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf eine vorhandene Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung hin und fügen Sie entsprechende Unterlagen bei.Wir freuen uns, wenn sich Bewerber*innen mit Migrationshintergrund, die die Anforderungen erfüllen, angesprochen fühlen. Wir begrüßen jede Bewerbung, die die formalen Anforderungen erfüllt, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden.
Für alle weiteren Fragen steht Ihnen
Ihre persönliche Ansprechpartnerin Frau Romboy (Tel: 030 90229 - 3001 bzw. unter der E-Mail-Adresse: Abt.II.Bueroleitung@lageso.berlin.de) gerne zur Verfügung. Allgemeine Fragen zur Ausschreibung richten Sie bitte an das Postfach zbb@lageso.berlin.de
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