„Kultur fördern, Wissen teilen!“ Das Amt für Kultur- und Weiterbildung im Bezirksamt Pankow gestaltet die kulturelle Vielfalt und Bildungsangebote im Bezirk. Ob in Bibliotheken, Kulturprojekten oder Weiterbildungsprogrammen – hier erwarten Sie kreative Aufgaben und die Möglichkeit, das kulturelle und geistige Leben in Pankow aktiv mitzuprägen. Werden Sie Teil eines engagierten Teams und tragen Sie dazu bei, Kultur und Bildung für alle zugänglich zu machen. Jetzt bewerben und Pankow bereichern!

Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Finanzen, Personal, Kultur und Wirtschaft, Amt für Weiterbildung und Kultur, Fachbereich Volkshochschule sucht ab sofort unbefristet und befristet bis voerst 30.06.2026, mehrere für die

Sachbearbeitung des Sekretariats der Volkshochschule Pankow von Berlin (m/w/d)

Kennziffer: 095-3610-2025

Entgeltgruppe: E6 TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Geplanter Einsatzort: Kultur- und Bildungszentrum Sebastian Haffner, Prenzlauer Allee 227, 10405 Berlin

Als Sachbearbeiter:in des Sekretariats der Volkshochschule (VHS) sind Sie unter anderem für die Organisation und Ausführung aller anfallenden internen und standortbezogenen Verwaltungsaufgaben verantwortlich. Sie erstellen Formulare, Raumpläne, Teilnahmelisten o.ä. und betreuen Auszubildende, Praktikant:innen und andere unterstützende Personen, sowie Kursteilnehmende und das allgemeine Publikum.

Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:

• Sachbearbeitung im VHS-Sekretariat am Standort Kultur- und Bildungszentrum Sebastian Haffner und standortübergreifend für den Programmbereich Deutsch als Fremdsprache
• Leitung des ServicePoints der Volkshochschule, Verwaltungsseitige Sicherstellung des Kursbetriebs am Standort Prenzlauer Allee 227/228 (u. a. Erstellen von Raumplanaushängen, Teilnahmelisten und Teilnahmebescheinigungen; Kursanmeldungen, Entgelterhebung; Betreuung von Kursteilnehmenden und Kursleitenden; Dateneingabe in das VHS-IT-Fachverfahren)
• Organisation und Ausführung aller anfallenden internen und standortbezogenen Verwaltungsaufgaben (u.a. allgemeiner Publikumsverkehr, interne und externe Post, Standorttelefon, Disposition von Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterial, Erstellen von Formularen, Aushängen u. ä., Schlüsselverwaltung, Handkasse, Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und Diensten am Standort)
• Personalbetreuung (u. a. Praxisanleitung für Auszubildende, Betreuung von Praktikant:innen und Hilfskräften)
• Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit (u. a. Betreuung der Schaukästen und Auslagestellen für Informationsmaterial am Standort, Pflege der standortbezogenen Informationen auf der VHS-Webseite, Betreuung des standortbezogenen VHS-Auftritts auf google.de)
• Teilnehmenden-Management für Deutsch-Prüfungen und Einbürgerungstests (u. a. An- und Abmeldungen von Teilnehmenden; Dokumentation; Datenaustausch mit dem BAMF)
• Verwaltungsseitige Absicherung der Durchführung der Deutsch-Kurse und der Teilnehmenden-Beratung für die Deutsch-Kurse (u. a. Erstellen und Bereitstellen von Kursheftern und Teilnahmebescheinigungen; Terminvergabe für die Deutschberatung)
• Verwaltungsseitige Betreuung von Teilnehmenden (u. a. Unterstützung des Teilnehmenden-Managements, Beratung und Information von Teilnehmenden, Erstellen und Ausgabe von Bescheinigungen und Zertifikaten, teilnehmendenbezogene Kommunikation mit Behörden, Bearbeitung des E-Mail-Postfachs, Telefondienst, Archivierung von Dokumenten)
• Verwaltungsseitige Betreuung von Kursleitenden
• Teilnahme an Organisations- und Austauschtreffen des Programmbereichs

Formale Anforderungen:

• Abschluss Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Verwaltungslehrgang I
• oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen

• Fachverfahren VHS-IT (Information Manager)

Fachliche Anforderungen:

• Kenntnisse der Aufgaben und Arbeitsweise einer Volkshochschule und der Verbundstruktur der Berliner Volkshochschulen
• Kenntnisse des Antidiskriminierungsrechts und entsprechender Fördergesetze (AGG, LADG, VV Inklusion behinderter Menschen, PartMigG, LGG, LGBG, UntSexIdGlG etc.)
• Grundkenntnisse des allgemeinen Verwaltungsrechts und der für die Volkshochschule einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, vor allem Haushaltsrecht (LHO, AV LHO), GGO, AZG, Vertrags-, Datenschutz- und Ausbildungsrecht; Erwachsenenbildungsgesetz, AV Honorare VHS, AV Entgelte VHS, AGB der Berliner VHS
• anwendungssichere IT-Kenntnisse der Fachverfahrens VHS-IT
• anwendungssichere IT-Grundkenntnisse: MS Office, E-Mail, Internet
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache
• Kenntnisse über Aufbau- und Ablauforganisation der Berliner Verwaltung
• Erfahrung mit Publikumsverkehr

Wir bieten...

• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) sowie die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
• aktive Gesundheitsangebote (u.a. Gelegenheit zu einer Stunde Sport/Woche in der Arbeitszeit)
• eine kostenlose externe Sozialberatung
• ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
• eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
• eine Bezahlung nach geltendem (Link zum TV-L) Tarifvertrag
• 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12 und 31.12
• Jahressonderzahlung

Ihre Ansprechperson für organisatorische Fragen:

Ihre Ansprechperson für fachliche Fragen:

Erforderliche Unterlagen:
Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge als Datei bei:

• ein Bewerbungsanschreiben/Motivationsschreiben
• einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
• eine aktuelle dienstliche Beurteilung/ein aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
• einen Nachweis über Ihre berufliche Qualifikation (Urkunde Studiumabschluss oder Prüfungszeugnis Berufsausbildung)
• für Bewerber:innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitte ich um die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass trotz des Einverständnisses eine vollständige Bewerbung inklusive aller geforderten Unterlagen erforderlich ist; ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend!

Hinweise:

Nehmen Sie gern  an unserer Onlineumfrage zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses teil: https://t1p.de/e7qjd