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Das Bezirksamt Spandau von Berlin, Serviceeinheit Facility Management, sucht
ab dem 10.07.2024, unbefristet, Personal (m/w/d) für das Aufgabengebiet für die
Mitarbeit im Geschäftszimmer der Amtsleitung (m/w/d)
Bereichsbezogene Assistenz-, Sekretariats-, und Organisationsaufgaben
SIE HABEN...
Eine zusätzliche Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen."
WIR BIETEN...
ANSPRECHPERSONEN
Rund um das Bewerbungsverfahren
Frau Johnson ◼ FM ZD 1 ◼ +49 (0)30 90279-2868
Frau Bardtke ◼ PS I 1 ◼ +49 (0)30 90279-2311
Rund um das Aufgabengebiet
Frau Häusler ◼ FM L ◼ (030) 90279-2382
ERFORDERLICHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN
1. Bewerbungsanschreiben (mit vollständiger Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
2. Lebenslauf (tabellarisch und lückenlos)
3. Nachweis über die geforderte Qualifikation
4. Aktuelles Arbeitszeugnis bzw. aktuelle dienstliche Beurteilung
5. ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht
6. ggf. Aufenthaltsstatus und Arbeitserlaubnis
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich möglichst online über den "Jetzt bewerben!"-Button oder das Berliner Karriereportal.
Bitte beachten Sie, dass in der Regel erst nach Ablauf der Bewerbungsfrist Ihre Unterlagen geprüft und ausgewertet werden.
Sollte Ihnen keine aktuelle Beurteilung bzw. kein aktuelles Zwischen- oder Arbeitszeugnis vorliegen, bitten wir Sie dieses zu beantragen und in Ihrem Bewerbungsschreiben darauf hinzuweisen.
Bewerbende, die bereits im öffentlichen Dienst tätig waren/sind, fügen zudem bitte eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte bei.
Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden können.
Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB).
HINWEISE
Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Bitte entsprechenden Nachweis beifügen.
Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.
Über Ihre Bewerbung freuen wir uns unabhängig von Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrem Alter, Ihrer Weltanschauung, geschlechtlichen Orientierung und Lebensform.
Im Rahmen dieser Stellenbesetzung kann es zu einem mehrstufigen Auswahlverfahren kommen.
Wir weisen darauf hin, dass die weitere Kontaktaufnahme im Bewerberverfahren per E-Mail bzw. telefonisch erfolgt.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden.
Bitte beachten Sie unsere Informationen zum Datenschutz.
BEZIRKSAMT SPANDAU VON BERLIN
Spandau ist die Heimat von rund 252.000 Menschen. Wir im Bezirksamt Spandau von Berlin gestalten unseren Bezirk für mehr Lebensqualität. Rund 2.000 Charaktere in mehr als 40 Berufsgruppen. Menschen mit Ideen und Visionen für die Zukunft. Mit Engagement und Leidenschaft. Mit Talenten und Fähigkeiten. Persönlichkeiten mit eigenen Geschichten und Erfahrungen. Vielfältig und einzigartig. Das ist das Team Spandau.
Das Bezirksamt Spandau von Berlin, Serviceeinheit Facility Management, sucht
ab dem 10.07.2024, unbefristet, Personal (m/w/d) für das Aufgabengebiet für die
Mitarbeit im Geschäftszimmer der Amtsleitung (m/w/d)
KENNZIFFER
157/2024
ARBEITSZEIT
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeit ist möglich)
157/2024
ARBEITSZEIT
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeit ist möglich)
BESOLDUNGSGRUPPE/ENTGELTGRUPPE
E6 , einzige Fallgruppe, Teil I der Anlage A der EntGO zum TV-L
BEWERBUNGSFRIST
23.05.2024
E6 , einzige Fallgruppe, Teil I der Anlage A der EntGO zum TV-L
BEWERBUNGSFRIST
23.05.2024
EINSATZORT: "Spiegelturm", Am Schlangengraben 2, 13597 Berlin
IHR AUFGABENGEBIET
IHR AUFGABENGEBIET
Bereichsbezogene Assistenz-, Sekretariats-, und Organisationsaufgaben
- Koordinierung, Empfang und Betreuung von Besucher_inne_n
- Erteilen allgemeiner und fachbezogener Auskünfte
- Telefondienst
- Terminplanung und –überwachung für die Leitung der SE Facility Management und des Fachbereichs Hochbau
- Koordinierung von Anfragen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
Bereichsbezogene Bürowirtschaft und Statistik
- Veranlassung der Wartung und Instandsetzung von Büromaschinen und –geräten
- Mängelmeldungen
- Schlüsselwesen
- Bearbeitung und Verteilung von Brief- und elektronischer Post inkl. Zuständigkeitsprüfung und –ermittlung
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
- Aushändigung von Dienstfahrscheinen
- Überwachung von Rechnungen
- Organisation des Registratur- und Wiedervorlagesystems
- Erstellung von Aktenplänen
- Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Vorgesetzte und Kolleg_inn_en
- Raumvergabe für Besprechungsräume im Dienstgebäude
- Verwaltung der Fachbücher
- Organisatorische Abwicklung von Personal zu- und -abgängen
- Beschaffung und Aufbereitung von Daten für Statistiken, Auswerten von Statistiken
Bereichsbezogene Informationsverarbeitung
- Erstellen von Tabellen, Vordrucken, Umläufen und Formularen
- Entwurf und Gestaltung von Schriftsätzen und Rundmails für den internen und externen Schriftverkehr
- Pflege, Sicherung und Archivierung von Texten und Datenbanken
- Elektronische Aufbereitung von Schriftgut Bereichsbezogene Personalverwaltung
- Entgegennahme und Weiterleitung von Krank- und Gesundmeldungen, Zeiterfassungsbögen, KLR-Meldebelegen und anderen personenbezogenen Unterlagen
- Pflege der Anwesenheitsliste
- Koordinierung der Urlaubsplanung
- Unterstützung der Beschäftigten bei der Klärung personalrechtlicher Fragestellungen
Bereichsbezogene Fachaufgaben
- Verwaltung von Bürgschaften
- Mitarbeit in der Brandschutzorganisation
Tätigkeiten zum Betrieb der KLR
- Datenerfassung, Zeitstatistik
- Mengenstatistik
- Interne Verrechnungen
- Umlagen
SIE HABEN...
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung (IHK-Abschluss) zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/-mann für Büromanagement
- Deutschkenntnisse auf dem Niveau C1 entsprechend der Kompetenzskala des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)
- Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet wäre wünschenswert und ist von Vorteil
Eine zusätzliche Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen."
WIR BIETEN...
- interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können
- Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
- Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsangeboten
- kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
- bis zu 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr zzgl. 24. und 31.12. dienstfrei
- jährliche Sonderzahlung
- Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 € monatlich
- Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
Rund um das Bewerbungsverfahren
Frau Johnson ◼ FM ZD 1 ◼ +49 (0)30 90279-2868
Frau Bardtke ◼ PS I 1 ◼ +49 (0)30 90279-2311
Rund um das Aufgabengebiet
Frau Häusler ◼ FM L ◼ (030) 90279-2382
ERFORDERLICHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN
1. Bewerbungsanschreiben (mit vollständiger Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
2. Lebenslauf (tabellarisch und lückenlos)
3. Nachweis über die geforderte Qualifikation
4. Aktuelles Arbeitszeugnis bzw. aktuelle dienstliche Beurteilung
5. ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht
6. ggf. Aufenthaltsstatus und Arbeitserlaubnis
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich möglichst online über den "Jetzt bewerben!"-Button oder das Berliner Karriereportal.
Bitte beachten Sie, dass in der Regel erst nach Ablauf der Bewerbungsfrist Ihre Unterlagen geprüft und ausgewertet werden.
Sollte Ihnen keine aktuelle Beurteilung bzw. kein aktuelles Zwischen- oder Arbeitszeugnis vorliegen, bitten wir Sie dieses zu beantragen und in Ihrem Bewerbungsschreiben darauf hinzuweisen.
Bewerbende, die bereits im öffentlichen Dienst tätig waren/sind, fügen zudem bitte eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte bei.
Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden können.
Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB).
HINWEISE
Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Bitte entsprechenden Nachweis beifügen.
Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.
Über Ihre Bewerbung freuen wir uns unabhängig von Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrem Alter, Ihrer Weltanschauung, geschlechtlichen Orientierung und Lebensform.
Im Rahmen dieser Stellenbesetzung kann es zu einem mehrstufigen Auswahlverfahren kommen.
Wir weisen darauf hin, dass die weitere Kontaktaufnahme im Bewerberverfahren per E-Mail bzw. telefonisch erfolgt.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden.
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